В VK WorkSpace расширились возможности администраторов

VK Tech обновил Почту, Календарь, Диск и Мессенджер — сервисы цифровой среды VK WorkSpace. Администраторы получили новые инструменты для гибкого управления корпоративными коммуникациями и общими папками, а также оптимизации хранения информации на Диске.

В серверной версии Почты VK WorkSpace транспортные правила (правила потока обработки почты) теперь можно привязывать к отдельным доменам. Это удобно, если крупная компания использует несколько доменов с разными требованиями к обработке корреспонденции. Например, для головного офиса можно включить обязательные подписи (дисклеймеры), а для дочерней компании — настроить правила под ее регламенты.

Также у администраторов теперь есть возможность включать на уровне отдельного домена шифрование и цифровую подпись писем по стандарту S/MIME, что позволяет гарантировать конфиденциальность, целостность и подлинность отправляемых писем. Ранее включение было доступно только на уровне всей инсталляции, сейчас это можно делать точечно. Функция доступна в веб-интерфейсе.

В Почте VK WorkSpace реализованы гибкие настройки правил автоудаления писем. Администратор может задать интервал, после которого письма, отвечающие заданным критериям, удаляются автоматически. В настройках предусмотрено три сценария удаления: перемещение в папку «Корзина», отправка в папку «Удаленные» (доступную только для администратора, входящего под учетной записью пользователя) или безвозвратное удаление.

Еще одна новая опция для администраторов — возможность выгрузить почтовые фильтры пользователей в текстовом формате обмена данными JSON для хранения или анализа.

Это упрощает аудит настроек и разбор обращений в поддержку: не нужно заходить в почту каждого пользователя по очереди. Выгрузку можно сделать по отдельным сотрудникам или всему домену сразу.

Группы рассылки теперь можно использовать не только в Почте, но и в Календаре VK WorkSpace. Это единый адрес, который объединяет получателей: например, сотрудников отдела разработки, департамента продаж или калининградского филиала компании.  Теперь с их помощью можно поставить встречу на всю команду: достаточно указать единый адрес группы. Функция доступна в облачной и серверной версиях платформы.

Во всех версиях Диска VK WorkSpace администраторам стали доступны расширенные возможности поиска по общим файловым папкам: раньше можно было находить их только по названию, а теперь — еще и по дате создания, размеру и имени автора. Найденные через поиск общие папки и файлы можно удалить разом, не открывая каждый элемент из них отдельно: это позволяет администратору быстро освобождать место в Диске.

В On-Premise-версии Мессенджера VK WorkSpace стал появился бот для массовых операций. Создатель или администратор чата может с помощью бота разом добавить участников через CSV-файл — или наоборот выгрузить текущий состав чата. А в облачной версии VK WorkSpace в панели администратора появился раздел «Группы и каналы»: в нем можно просматривать списки участников и менять владельцев, не вступая в чат.

В облачной версии VK WorkSpace появилась возможность просматривать журнал действий администратора. Обновление повысит прозрачность действий, совершенных в системе, для внутренних служб ИБ, и ускорит расследование инцидентов. Возможность доступна в панели администратора в разделе аудит-логов. Еще одно обновление — возможность восстанавливать ошибочно удаленные аккаунты пользователей в течение 30 дней. При этом файлы пользователя и доступы также восстановятся в прежнем объеме.